Soy community manager: ¿Cómo debo organizar mi tiempo para ser más productivo?

Si eres community manager o estás iniciándote como tal, debes saber que nuestra labor implica múltiples funciones durante el día, algunas incluso son reuniones de coordinación en físico. Para no atormentarnos ni bien empieza el día lo ideal es saber organizarnos para facilitar la creatividad y la productividad que nos caracteriza.

A continuación te brindamos algunas recomendaciones para estructurar con éxito tu labor cotidiana.

Primero lo primero

La primera tarea es saber dar prioridad a las cosas. Cada día debe ser preparado desde el día anterior, sabiendo las cosas que se deben realizar con mayor relevancia. Esto va ligado a los objetivos que tengamos. Para ello es importante hacer un plan de actividades, en el que pongamos el título de las mismas y las acciones que implican, estas las llevamos a un cuadro donde las valoramos por su importancia y tiempo que demoran. Así sabremos qué hacer, hasta cuándo y cómo.

Siempre cura lo que publicas

Como community managers, casi la mayoría de veces administramos muchas cuentas de varios clientes. Lo básico es pensar con anticipado qué temas podremos desarrollar y las plataformas correctas a usar. Sería ideal que la noche anterior bosquejemos tópicos potenciales para el blog, posts o vídeo. Aquí es indispensable conocer a nuestro público, saber sus gustos y frecuencia de interacción. Recuerda que no todas las personas, en todos los sectores, reaccionan igual.

Planifica tu contenido

Es recomendable también tener una planificación por días de semana y por cliente sobre qué se publicará. De esta manera no nos perderemos ni divagaremos por horas pensando qué me corresponde hacer hoy. Vale mencionar que toda estrategia de Social Media va ligada a una correcta planificación de sus recursos.

Interactúa con tu comunidad, escúchala

Esta acción se debe hacer todos los días sin faltar, pero ojo que como seres humanos tenemos que alimentarnos, así que la interacción se dará en intervalos de tiempo prudenciales para que no nos asfixie y terminemos agobiados perjudicando nuestra capacidad y política de respuesta. Si vas a almorzar por ejemplo, luego de una hora vuelves y respondes alguna inquietud o agradeces el comentario.

Monitorea a tu marca o empresa

Temprano en la mañana puede ser una buena opción para analizar lo que se dijo de mi marca el día anterior, cuántos fans o seguidores nuevos se obtuvo, cuál fue el impacto de nuestro contenido, en resumen hacer un reporte. No obstante, recuerda que el monitoreo de la reputación es constante, velando por el qué se dice de mi marca o empresa en las distintas plataformas para evitar crisis.

Aplica reingeniería a tu estrategia

En todo momento, debes recordar que un plan o estrategia no es rígido. Este puede ser sujeto a cambios de último minuto por alguna incidencia surgida, por eso se tiene que tener en cuenta la restructuración de nuestra estrategia de contenidos siempre y laborar cada día con herramientas y contenido alternativo para que la premura o desesperación no nos saturen.

Evita distractores

Si bien tenemos la costumbre de estar alertas a muchas cosas en todo momento, debemos evitar elementos que nos desconcentren. Para mejorar nuestra productividad, es necesario apelar a eficientes periodos de concentración para crear o resolver problemas. Por ejemplo, mientras redactas podrías evitar tener ventanas de chat abiertas, alertas de correos, múltiples plataformas de publicación, etc.

Algo que empieces, termínalo

Para no parar el proceso creativo, es recomendable concluir con una tarea antes de pasar a otra o terminar tareas similares a la vez. Por ejemplo, si tenemos que generar reportes de impacto de contenidos de nuestras cuentas, le podemos dedicar a todos un horario específico, así nuestro cerebro interactuará más rápido sabiendo que tiene que efectuar una acción en un plazo específico aplicando comandos similares.

Trabajos largos, metas paso a paso

¿Te agrada tener varios proyectos a la vez que reten tu potencial? Si tu respuesta es afirmativa, el consejo es que los clasifiques según el tiempo que te tomen realizarlos. Segméntalos por pasos o etapas especificando los objetivos que se deseen alcanzar. Trabaja los proyectos largos de manera dosificada para no menoscabar tu efectividad.

¿Qué es importante y qué es urgente?

Las actividades que consideremos importantes son las que planificamos y valoramos como tal. Aquí podemos incluir las reuniones de coordinación con clientes o jefes inmediatos. No obstante, una emergencia puede surgir en algún momento y debemos aplicar estrategias creativas para las mismas. Si son de fácil solución las resolvemos pero si no, las dejamos para el final del día.

Lee sobre temas de interés.

El mundo en el que nos desenvolvemos siempre está en constante cambio, por eso, si aún tienes tiempo antes de salir, revisa las actualizaciones de temas en materia de Marketing Digital, Social Media, Redes Sociales, etc.

Herramientas que te ayudaran a ser mas productivo

Yast

Existen varias herramientas que te ayudan a seguir el tiempo de tus actividades diarias, pero en base a nuestras investigaciones determinamos que Yast marca la diferencia. Posee una interfaz grafica intuitiva y facil de usar, ofrece una versión gratis para que lo pruebes sin compromiso de pago.

Bitrix 24

Esta herramienta de productividad Combina un sistema de intranet social con herramientas de CRM que incluye el seguimiento de contactos, gestión de ventas, mensajería instantánea, planificación de actividades y calendarios, todo esto permitirá tener controlado todos los procesos de gestión de un equipo de trabajo desde una sola plataforma. Lo mejor de todo es que ofrecen una versión gratuita.

ifttt

Esta herramienta tiene características muy poderosas que ahorrara el tiempo a mas de un community manager, desde un solo sitio podrás crear "recetas (tareas automatizadas)" que te ayudaran a ejecutar diversas tareas como por ejemplo:

1. Autopublicar en Twitter, Facebook y Google+.

2. Sincronizar Dropbox con Google Drive

3. Guardar todas las fotos de Instagram en Dropbox

Estas son solo algunas herramientas, estamos preparando otra guía mas extensa donde hablaremos de las herramientas necesarias para ser mas productivos como comunnity manager, suscríbete en nuestras cuentas de medios sociales y en la lista de correo para mantenerte informado.

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